comunicación 2.0

Durante los últimos meses hemos estado preparando un paquete de mejoras importante para ComInBlog, predecesor de lo que está por venir:

Intranet social

ComInBlog es un sistema privado de Blogs para empresas, es decir, un sistema multi-blog. De acuerdo con peticiones de nuestros clientes, cuando entras al sistema, es importante ver todo lo que está pasando en el sistema. Por este motivo se ha desarrollado la posibilidad de entrar directamente a una Intranet social de contenidos, en la que el usuario ve por un lado datos propios como los Blogs a los que está suscrito, los que administra, sus búsquedas guardadas…, por otro contenidos relevantes del sistema como los últimos posts de todos los blogs, los últimos comentarios, poder buscar algo en todo el sistema, el listado de Blogs…

Como en el resto de funcionalidades de ComInBlog, se ha desarrollado el módulo de administración de manera que los administradores pueden diseñar y cambiar en cualquier momento los contenidos que aparecen en la Home.

Compartición de archivos

Otra de las necesidades de nuestros clientes era el poder compartir ficheros por el Blog. De este modo pueden generar un artículo en el Blog y además compartir información por medio de ficheros adjuntos.

ComInBlog multimedia

Hasta ahora en ComInBlog existía la posibilidad de poder mostrar vídeos embebidos de otras plataformas, ahora tenemos nuestra propia plataforma de vídeos integrada que permite al usuario subir vídeos, insertarlos en el Blog y que los usuarios los puedan reproducir.

A continuación un pequeño vídeo presentación de las funcionalidades comentadas:

Versión móvil

Hemos desarrollado una versión móvil bastante potente orientada para smartphones, aunque también con una versión más sencilla para dispositivos menos sofisticados. Esta versión permite que el usuario pueda hacer las mismas operaciones que por la Web pero desde su dispositivo móvil, cuando quiera y desde dónde quiera:

En estos momentos de crisis que nos ha tocado vivir estamos viendo todo tipo de problemas, como falta de liquidez en las empresas, disminución de beneficios, despidos masivos y otros males que perjudican el clima laboral afectando a la moral de lo más importante en la empresa, sus empleados.

Ante esta tesitura, y aunque haya empresas que vayan bien y no estén en este punto, hay un caldo de cultivo perfecto para los "Coffee Rumor". Se trata de aquellos rumores salidos de los momentos de descanso en la máquina de café, y que perjudican aun más la moral de los empleados.

¿Cómo combatir el "Coffee Rumor"?, indudablemente apostando por la transparencia en la comunicación interna. Sea cual sea la situación de la empresa, este tipo de rumores pueden correr como la pólvora y hacer mucho daño, pero una comunicación transparente acaba por desarmarlos quitándoles toda credibilidad.

Naturalmente las herramientas colaborativas para empresas ayudan a mejorar la transparencia además de la gestión del conocimiento, pero todo depende de la mentalidad a la hora de comunicar de la organización. Vale más comunicar una mala noticia a tiempo que tener 10 rumores peores circulando por no haberlo hecho.

Parece que nos está costando más de lo previsto adaptarnos a una cultura organizacional 2.0. En otros países como Estados Unidos o países del Norte de Europa esa adaptación ha sido mucho más rápida y es una realidad desde hace años, ¿pero por qué nos está costando tanto adaptarnos en España?.

En primer lugar explicar lo que entendemos como una cultura organizacional 2.0. Se trata principalmente de fomentar la compartición de información y la comunicación horizontal. 

Por nuestra experiencia pueden intervenir dos aspectos a la hora de nuestro retraso en este sentido, por un lado la estructura demasiado piramidal de nuestras organizaciones, por otro la poca importancia que se le ha dado a la comunicación en las empresas históricamente en España. Mientras en Estados Unidos hace muchos años que vieron la importancia de un departamento de comunicación tanto externa como interna y le dieron las responsabilidades y presupuesto necesarios, en España sólo las grandes empresas tienen departamento de comunicación y en algunos casos sus competencias no están del todo claras.

Una vez analizadas las posibles causas un par de ejemplos que ilustran el problema comentado:

• En una gran empresa española, tras estar de acuerdo el Director de Comunicación para la implantación de ComInCorp, la Dirección General cancela el proyecto porque "pueden insultar por esta vía al Director General".
• En otra gran empresa española es el propio comité de empresa el que pide a los empleados que no utilicen la herramienta ya que lo que publiquen puede ser utilizado en su contra por la dirección. 

Son dos simples anécdotas que demuestran por si mismas que aun no estamos del todo preparados pero también nos gusta decir que estamos viendo la luz al final del túnel. Estamos trabajando con muchas organizaciones en la implantación de soluciones para mejorar la comunicación interna y la gestión del conocimiento como ComInBlog o ComInCorp. El papel de Asociaciones como Dircom y el uso de las redes sociales a nivel externo, está dando nuevas perspectivas comunicativas a las empresas españolas. Hay que seguir luchando y comunicando.

En nuestra experiencia en implantaciones de herramientas 2.0 para comunicación interna hemos aprendido dos lecciones por encima del resto:

• Antes de implantar una herramienta 2.0 para mejorar la comunicación interna en tu organización tienes que implantar una cultura 2.0, una cultura de comunicación abierta y de colaboración.
• Es imprescindible la implicación en todo el proceso de la Dirección de la empresa, y no sólo del Director de Comunicación, de todo el Staff.

El nacimiento de los Blogs en Internet data de 1994, desde entonces no dejan de crecer el número de Blogs a nivel mundial, estimando que el 97% de los usuarios con conexión a Internet se informan habitualmente a través de Blogs.

Estamos hablando de una tecnología de sobra conocida por cualquier usuario con conexión a Internet. La conclusión de estos datos es que se trata de un medio de comunicación totalmente asimilado por los usuarios y de uso casi diario.

Pero, ¿qué nos reporta un Blog como herramienta para mejorar la comunicación interna en empresas?. Nosotros como creadores de ComInBlog naturalmente tenemos que defender las bondades de una red privada de Blogs en la comunicación interna, pero como siempre decimos, lo primero es crear una cultura organizacional 2.0 que permita que la organización llegue a ser una red de conocimiento compartido, ya que la adopción “tecnológica” por parte de los usuarios es sencilla por usar un medio de comunicación que ya usan habitualmente en su tiempo libre.

Una vez implantamos esta cultura, podemos usar herramientas como ComInBlog para ayudarnos a llegar a nuestro fin, mejorar la comunicación interna y todo lo que implica.

¿Y qué mejoras concretas aportan a la organización herramientas 2.0 para mejorar la comunicación interna?:

• Lo primero es la simple comunicación, dispones de una herramienta que permite comunicarse de un modo abierto a todos los usuarios y expresar sus ideas y opiniones.
• La gestión del conocimiento por medio de la gestión de contenidos y de las aportaciones de los usuarios. El editor de cada Blog gestiona los contenidos que pone en sus artículos, recibiendo el feedback y conocimiento de los usuarios que participan.
• La imagen de marca interna y transparencia, gracias a los Blogs tienes una forma sencilla de transmitir desde los departamentos de Comunicación o Recursos Humanos la imagen de marca a nivel interno que se quiere dar, pudiendo mejorar también la transparencia de cara al usuario.

Las mejoras detalladas anteriormente llevan a otros resultados colaterales, por ejemplo, al mejorar la gestión del conocimiento y los contenidos, hay una mejora de productividad ya que los usuarios pueden acceder de forma más sencilla al conocimiento.