gestión del conocimiento

En estos momentos de crisis que nos ha tocado vivir estamos viendo todo tipo de problemas, como falta de liquidez en las empresas, disminución de beneficios, despidos masivos y otros males que perjudican el clima laboral afectando a la moral de lo más importante en la empresa, sus empleados.

Ante esta tesitura, y aunque haya empresas que vayan bien y no estén en este punto, hay un caldo de cultivo perfecto para los "Coffee Rumor". Se trata de aquellos rumores salidos de los momentos de descanso en la máquina de café, y que perjudican aun más la moral de los empleados.

¿Cómo combatir el "Coffee Rumor"?, indudablemente apostando por la transparencia en la comunicación interna. Sea cual sea la situación de la empresa, este tipo de rumores pueden correr como la pólvora y hacer mucho daño, pero una comunicación transparente acaba por desarmarlos quitándoles toda credibilidad.

Naturalmente las herramientas colaborativas para empresas ayudan a mejorar la transparencia además de la gestión del conocimiento, pero todo depende de la mentalidad a la hora de comunicar de la organización. Vale más comunicar una mala noticia a tiempo que tener 10 rumores peores circulando por no haberlo hecho.

Parece que nos está costando más de lo previsto adaptarnos a una cultura organizacional 2.0. En otros países como Estados Unidos o países del Norte de Europa esa adaptación ha sido mucho más rápida y es una realidad desde hace años, ¿pero por qué nos está costando tanto adaptarnos en España?.

En primer lugar explicar lo que entendemos como una cultura organizacional 2.0. Se trata principalmente de fomentar la compartición de información y la comunicación horizontal. 

Por nuestra experiencia pueden intervenir dos aspectos a la hora de nuestro retraso en este sentido, por un lado la estructura demasiado piramidal de nuestras organizaciones, por otro la poca importancia que se le ha dado a la comunicación en las empresas históricamente en España. Mientras en Estados Unidos hace muchos años que vieron la importancia de un departamento de comunicación tanto externa como interna y le dieron las responsabilidades y presupuesto necesarios, en España sólo las grandes empresas tienen departamento de comunicación y en algunos casos sus competencias no están del todo claras.

Una vez analizadas las posibles causas un par de ejemplos que ilustran el problema comentado:

• En una gran empresa española, tras estar de acuerdo el Director de Comunicación para la implantación de ComInCorp, la Dirección General cancela el proyecto porque "pueden insultar por esta vía al Director General".
• En otra gran empresa española es el propio comité de empresa el que pide a los empleados que no utilicen la herramienta ya que lo que publiquen puede ser utilizado en su contra por la dirección. 

Son dos simples anécdotas que demuestran por si mismas que aun no estamos del todo preparados pero también nos gusta decir que estamos viendo la luz al final del túnel. Estamos trabajando con muchas organizaciones en la implantación de soluciones para mejorar la comunicación interna y la gestión del conocimiento como ComInBlog o ComInCorp. El papel de Asociaciones como Dircom y el uso de las redes sociales a nivel externo, está dando nuevas perspectivas comunicativas a las empresas españolas. Hay que seguir luchando y comunicando.

Un poco de Storytelling de nuestra experiencia con un cliente y sus comentarios sobre el E-learning y su evolución al Social Learning.

El E-learning o aprendizaje electrónico es la educación a distancia a través de Internet usando generalmente herramientas online específicas para formación. Generalmente hablamos de plataformas que permiten simular la formación presencial, es decir, ponen a disposición de los alumnos los contenidos formativos necesarios y permiten interactuar con el profesor y algunas incluso con los compañeros. 

Este artículo no es para hablar del E-learning si no de un nuevo concepto que nos comentaba la pasada semana un importante cliente español, el Social Learning. En una conversación sobre los distintos usos que le estaban dando a ComInBlog nos habló de este concepto, lo usaban entre otras cosas para hacer Social learning. Al preguntarle en qué consistía nos contó algo parecido a lo que nosotros llamamos gestión del conocimiento, pero más específico, dentro del sistema han creado un Blog de formación en el que hay varios editores, los cuales publican artículos con Master Classes, recibiendo feedback por parte del resto de usuarios que aportan dudas o incluso mejoran la información dada por el editor. En este caso con la ventaja de que son contenidos que pasan a formar parte de la gestión del conocimiento de la compañía y cualquier usuario puede recurrir a ellos en cualquier momento.

Una de las frases que más nos gustó es "todo el mundo en la empresa tiene algo que enseñar a los demás y no nos podemos permitir el lujo de perder esa información". Una afirmación muy interesante.

El nacimiento de los Blogs en Internet data de 1994, desde entonces no dejan de crecer el número de Blogs a nivel mundial, estimando que el 97% de los usuarios con conexión a Internet se informan habitualmente a través de Blogs.

Estamos hablando de una tecnología de sobra conocida por cualquier usuario con conexión a Internet. La conclusión de estos datos es que se trata de un medio de comunicación totalmente asimilado por los usuarios y de uso casi diario.

Pero, ¿qué nos reporta un Blog como herramienta para mejorar la comunicación interna en empresas?. Nosotros como creadores de ComInBlog naturalmente tenemos que defender las bondades de una red privada de Blogs en la comunicación interna, pero como siempre decimos, lo primero es crear una cultura organizacional 2.0 que permita que la organización llegue a ser una red de conocimiento compartido, ya que la adopción “tecnológica” por parte de los usuarios es sencilla por usar un medio de comunicación que ya usan habitualmente en su tiempo libre.

Una vez implantamos esta cultura, podemos usar herramientas como ComInBlog para ayudarnos a llegar a nuestro fin, mejorar la comunicación interna y todo lo que implica.

¿Y qué mejoras concretas aportan a la organización herramientas 2.0 para mejorar la comunicación interna?:

• Lo primero es la simple comunicación, dispones de una herramienta que permite comunicarse de un modo abierto a todos los usuarios y expresar sus ideas y opiniones.
• La gestión del conocimiento por medio de la gestión de contenidos y de las aportaciones de los usuarios. El editor de cada Blog gestiona los contenidos que pone en sus artículos, recibiendo el feedback y conocimiento de los usuarios que participan.
• La imagen de marca interna y transparencia, gracias a los Blogs tienes una forma sencilla de transmitir desde los departamentos de Comunicación o Recursos Humanos la imagen de marca a nivel interno que se quiere dar, pudiendo mejorar también la transparencia de cara al usuario.

Las mejoras detalladas anteriormente llevan a otros resultados colaterales, por ejemplo, al mejorar la gestión del conocimiento y los contenidos, hay una mejora de productividad ya que los usuarios pueden acceder de forma más sencilla al conocimiento.

La gestión del conocimiento no es algo nuevo en las empresas, se resume en unas sencillas preguntas:

• ¿Qué sabemos?
• ¿Quién lo sabe?
• ¿Qué deberíamos saber y no sabemos?
• ¿Qué persona necesita saber qué?
• ¿Sabemos difundir el conocimiento interno?
• ¿Conseguimos conocimiento externo?

Estas sencillas preguntas no siempre tienen fácil respuesta, sobre todo dependiendo del tamaño de la organización.

Para mejorar la gestión del conocimiento hemos desarrollado herramientas como ComInCorp, que almacena el conocimiento más conversacional, pero también ComInBlog, que se basa más en la gestión de los contenidos.

Una correcta gestión de los contenidos es crear y compartir contenidos que sean interesantes para la organización y sus integrantes, contenidos que les aporten información y de los que puedan aprender, a la vez que captamos sus opiniones por medio de comentarios que enriquecen al resto de la organización.

Con la gestión de los contenidos por medio de herramientas como ComInBlog, convertimos la organización en una red de conocimiento compartido, mejorando la toma de decisiones con el respaldo del conocimiento interno compartido por los propios recursos humanos de la empresa.