Comunicación Interna

Durante los últimos meses hemos estado preparando un paquete de mejoras importante para ComInBlog, predecesor de lo que está por venir:

Intranet social

ComInBlog es un sistema privado de Blogs para empresas, es decir, un sistema multi-blog. De acuerdo con peticiones de nuestros clientes, cuando entras al sistema, es importante ver todo lo que está pasando en el sistema. Por este motivo se ha desarrollado la posibilidad de entrar directamente a una Intranet social de contenidos, en la que el usuario ve por un lado datos propios como los Blogs a los que está suscrito, los que administra, sus búsquedas guardadas…, por otro contenidos relevantes del sistema como los últimos posts de todos los blogs, los últimos comentarios, poder buscar algo en todo el sistema, el listado de Blogs…

Como en el resto de funcionalidades de ComInBlog, se ha desarrollado el módulo de administración de manera que los administradores pueden diseñar y cambiar en cualquier momento los contenidos que aparecen en la Home.

Compartición de archivos

Otra de las necesidades de nuestros clientes era el poder compartir ficheros por el Blog. De este modo pueden generar un artículo en el Blog y además compartir información por medio de ficheros adjuntos.

ComInBlog multimedia

Hasta ahora en ComInBlog existía la posibilidad de poder mostrar vídeos embebidos de otras plataformas, ahora tenemos nuestra propia plataforma de vídeos integrada que permite al usuario subir vídeos, insertarlos en el Blog y que los usuarios los puedan reproducir.

A continuación un pequeño vídeo presentación de las funcionalidades comentadas:

Versión móvil

Hemos desarrollado una versión móvil bastante potente orientada para smartphones, aunque también con una versión más sencilla para dispositivos menos sofisticados. Esta versión permite que el usuario pueda hacer las mismas operaciones que por la Web pero desde su dispositivo móvil, cuando quiera y desde dónde quiera:

En estos momentos de crisis que nos ha tocado vivir estamos viendo todo tipo de problemas, como falta de liquidez en las empresas, disminución de beneficios, despidos masivos y otros males que perjudican el clima laboral afectando a la moral de lo más importante en la empresa, sus empleados.

Ante esta tesitura, y aunque haya empresas que vayan bien y no estén en este punto, hay un caldo de cultivo perfecto para los "Coffee Rumor". Se trata de aquellos rumores salidos de los momentos de descanso en la máquina de café, y que perjudican aun más la moral de los empleados.

¿Cómo combatir el "Coffee Rumor"?, indudablemente apostando por la transparencia en la comunicación interna. Sea cual sea la situación de la empresa, este tipo de rumores pueden correr como la pólvora y hacer mucho daño, pero una comunicación transparente acaba por desarmarlos quitándoles toda credibilidad.

Naturalmente las herramientas colaborativas para empresas ayudan a mejorar la transparencia además de la gestión del conocimiento, pero todo depende de la mentalidad a la hora de comunicar de la organización. Vale más comunicar una mala noticia a tiempo que tener 10 rumores peores circulando por no haberlo hecho.

En nuestra experiencia en implantaciones de herramientas 2.0 para comunicación interna hemos aprendido dos lecciones por encima del resto:

• Antes de implantar una herramienta 2.0 para mejorar la comunicación interna en tu organización tienes que implantar una cultura 2.0, una cultura de comunicación abierta y de colaboración.
• Es imprescindible la implicación en todo el proceso de la Dirección de la empresa, y no sólo del Director de Comunicación, de todo el Staff.

El nacimiento de los Blogs en Internet data de 1994, desde entonces no dejan de crecer el número de Blogs a nivel mundial, estimando que el 97% de los usuarios con conexión a Internet se informan habitualmente a través de Blogs.

Estamos hablando de una tecnología de sobra conocida por cualquier usuario con conexión a Internet. La conclusión de estos datos es que se trata de un medio de comunicación totalmente asimilado por los usuarios y de uso casi diario.

Pero, ¿qué nos reporta un Blog como herramienta para mejorar la comunicación interna en empresas?. Nosotros como creadores de ComInBlog naturalmente tenemos que defender las bondades de una red privada de Blogs en la comunicación interna, pero como siempre decimos, lo primero es crear una cultura organizacional 2.0 que permita que la organización llegue a ser una red de conocimiento compartido, ya que la adopción “tecnológica” por parte de los usuarios es sencilla por usar un medio de comunicación que ya usan habitualmente en su tiempo libre.

Una vez implantamos esta cultura, podemos usar herramientas como ComInBlog para ayudarnos a llegar a nuestro fin, mejorar la comunicación interna y todo lo que implica.

¿Y qué mejoras concretas aportan a la organización herramientas 2.0 para mejorar la comunicación interna?:

• Lo primero es la simple comunicación, dispones de una herramienta que permite comunicarse de un modo abierto a todos los usuarios y expresar sus ideas y opiniones.
• La gestión del conocimiento por medio de la gestión de contenidos y de las aportaciones de los usuarios. El editor de cada Blog gestiona los contenidos que pone en sus artículos, recibiendo el feedback y conocimiento de los usuarios que participan.
• La imagen de marca interna y transparencia, gracias a los Blogs tienes una forma sencilla de transmitir desde los departamentos de Comunicación o Recursos Humanos la imagen de marca a nivel interno que se quiere dar, pudiendo mejorar también la transparencia de cara al usuario.

Las mejoras detalladas anteriormente llevan a otros resultados colaterales, por ejemplo, al mejorar la gestión del conocimiento y los contenidos, hay una mejora de productividad ya que los usuarios pueden acceder de forma más sencilla al conocimiento.

La comunicación interna es algo que afecta a todos los estamentos de la organización y que aunque es considerado un valor intangible, tiene su reflejo en aspectos tangibles como productividad y la gestión del conocimiento y otros también intangibles como la imagen de marca interna o el compromiso del usuario interno.

Para mejorar esta situación no es suficiente con usar herramientas 2.0, se debe hacer un cambio filosófico en la organización y adoptar esta tecnología para permitir que sea sencillo llevarlo a cabo.

En Estados Unidos, pioneros en este tipo de herramientas y filosofía, los datos son aplastantes, según Gartner y The Cocktail Analysis, en 2011 las herramientas 2.0 rebajarán las comunicaciones por e-mail en al menos un 20%, mientras en 2012 un 50% de las empresas utilizarán herramientas 2.0 para mejorar su comunicación interna. Actualmente más del 80% de las empresas del Fortune 500 utilizan este tipo de herramientas.

En España, según nuestros propios sondeos, menos del 5% de las grandes empresas (más de 250 empleados) utilizan este tipo de tecnología, tendiendo a cero en empresas más pequeñas. Pero al igual que la adopción de las redes sociales a nivel personal ha sido más lenta que en Estados Unidos, se prevee que su adopción a nivel interno tendrá su apogeo a partir del 2012.

En ExpanSoft hemos apostado por este tipo de tecnología tanto en su uso como en su desarrollo y comercialización, de ahí el lanzamiento de ComInCorp, microblogging para empresas, en 2010, o de ComInBlog, red privada de Blogs, en 2011.